Garante Privacy: nei CV va richiesto il minimo indispensabile

Garante Privacy: nei CV va richiesto il minimo indispensabile

Nel modulo web per la raccolta del curriculum devono essere richiesti solo i dati personali necessari alla verifica dei requisiti del candidato.

È una delle regole sul trattamento dei dati particolari da parte dei datori di lavoro, contenuta nelle vecchie autorizzazioni generali per il trattamento dei dati sensibili, che il Garante della privacy ha confermato come compatibile con il GDPR, il regolamento europeo n. 2016/0679, e e con il d.lgs. n. 101/2018 di adeguamento del Codice Privacy.

È comprensibile che il datore di lavoro voglia sapere di tutto e di più su chi aspira all’assunzione, possibilmente prima ancora di decidere se investire tempo prezioso in un incontro. Questo bisogno del titolare si scontra con i diritti dell’interessato (il candidato) al quale vanno sempre chiesti i dati strettamente necessari alla finalità specifica, rimandando in questo caso gli approfondimenti ad un eventuale colloquio, magari telefonico.

CV online: devi chiedere il consenso al trattamento dei dati o no?

La richiesta dei dati dal proprio sito aziendale con la finalità di valutare possibili assunzioni attraverso le candidature spontanee è una raccolta particolare che non necessita del consenso dell’interessato.
Infatti la base giuridica da usare nell’informativa (che deve essere facilmente raggiungibile dalla pagina del modulo) non è quella del consenso ma dell’adempimento ad attività necessarie all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato. Questo significa che per il fatto stesso che un candidato ti invia i propri dati acconsente al loro trattamento senza ulteriori conferme.Lo stesso vale per il curriculum cartaceo (o PDF) in cui il candidato non deve più inserire la dicitura “Acconsento al trattamento dei miei dati personali…” perché viene inteso un implicito interesse del candidato stesso.

Cosa devi fare se ricevi un CV via mail?

Se ricevi un curriculum spontaneo via mail non hai l’obbligo di fare nulla, neppure di inviare l’informativa al candidato, almeno fino a quando non deciderai di consultare i dati forniti.

Solo in quel caso, e prima di ogni ulteriore trattamento, sei tenuto ad inviare l’informativa, anche in formato ridotto, al candidato.

Consultazione dei CV in azienda: a “buccia di cipolla”

Spesso al primo round di selezione non è necessario che gli esaminatori accedano anche ai dati personali contenuti nei curriculum e neppure alla generalità dei candidati. Questi dati personali dovrebbero rimanere confinati al reparto Risorse Umane senza venire trasferiti ai colleghi interni. Una volta che gli esaminatori hanno fatto emergere le loro preferenze sarà cura del reparto Risorse Umane ricongiungere i dati e fissare i colloqui.

Questa tecnica viene detta “a buccia di cipolla” perché il curriculum viene “sbucciato” dai dati personali nel momento in cui viene sottoposto a chi è incaricato di fare la selezione per poi essere ricomposto a ritroso.

Chiaramente, per quanto efficace e tutelante sia per il candidato che per l’azienda, non è semplice gestire questa tecnica senza uno strumento adeguato in grado di condividere le informazioni del curriculum all’interno dell’azienda in maniera limitata, discreta e soprattutto semplice. L’alternativa è farne una copia ed oscurare a mano le informazioni da proteggere, o far accedere gli esaminatori a tutto il contenuto del curriculum con il rischio che qualche informazione possa fuoriuscire dall’azienda.

Proteggere gli appunti durante i colloqui

Anche gli appunti che gli esaminatori prendono duranti i colloqui, sia in forma cartacea che digitale, sono intesi dati personali perché sono riferiti ad una specifica persona fisica.

In quanto tali vanno protetti e conservati per lo stretto tempo necessario alla finalità per la quale sono stati raccolti e poi vanno distrutti.

Gestire la raccolta dei curriculum dal sito in maniera semplice e sicura

Privacy·OS risolve il problema della raccolta e della consultazione dei CV, raccogliendo correttamente i dati dal sito aziendale e rendendo disponibili al personale autorizzato le informazioni che di volta in volta sono necessarie. Privacy·OS è il software in cloud per la raccolta e la gestione dei dati personali in maniera conforme al GDPR.

Privacy·OS tutela te e la tua azienda nella gestione dei dati personali. Anche quelli dei CV!



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