Soluzioni di Digital Privacy
al servizio delle Aziende

Con PrivacyOS garantisci il reale rispetto delle norme GDPR e ti tuteli dal data breach.

Con l’introduzione del GDPR il quadro di responsabilità legate alla privacy aumenta.

Il sistema sanzionatorio amministrativo è rilevante, con sanzioni che ammontano fino a 20 milioni di euro o, per le imprese, fino al 4% del fatturato mondiale totale annuo dell’esercizio precedente.

Adeguamento formale vs sostanziale

L’insieme di attività e provvedimenti volti al rispetto del GDPR son principalmente di natura formale (es. stesura delle nuove informative privacy e cookie policy all’interno del tuo sito aziendale, registro dei trattamenti, ): si tratta di un primo passo verso l’adeguamento completo, ma che in realtà lascia la tua azienda esposta a rischi enormi in quanto, dal punto di vista sostanziale, vi sono molti altri aspetti da curare. Aspettare a mettersi in regola dal punto di vista sostanziale significa continuare a raccogliere dati in maniera scorretta ed espone l’azienda ai rischi sanzionatori più gravi.

PrivacyOS garantisce alla tua aziende l’adeguamento formale e sostanziale al GDPR: dalla raccolta del consenso, al trattamento del dato e relativa conservazione, il personale autorizzato nel raggiungimento dei propri obiettivi di marketing potrà operare in maniera sicura, responsabile e con il minor numero possibile di dati coinvolti.

Adeguamento formale vs sostanziale

L’insieme di attività e provvedimenti volti al rispetto del GDPR son principalmente di natura formale (es. stesura delle nuove informative privacy e cookie policy all’interno del tuo sito aziendale, registro dei trattamenti, ): si tratta di un primo passo verso l’adeguamento completo, ma che in realtà lascia la tua azienda esposta a rischi enormi in quanto, dal punto di vista
sostanziale, vi sono molti altri aspetti da curare. Aspettare a mettersi in regola dal punto di vista sostanziale significa continuare a raccogliere dati in maniera scorretta ed espone l’azienda ai rischi sanzionatori più gravi.

PrivacyOS garantisce alla tua aziende l’adeguamento formale e sostanziale al GDPR: dalla raccolta del consenso, al trattamento del dato e relativa conservazione, il personale autorizzato nel raggiungimento dei propri obiettivi di marketing potrà operare in maniera sicura, responsabile e con il minor numero possibile di dati coinvolti.

Documentare per poter dimostrare

Sarai sempre in grado di dimostrare la liceità di ogni trattamento, in quanto PrivacyOS documenta la natura legale, trasparente e sicura di ogni azione effettuata da te e i tuoi dipendenti: infatti, le richieste di chiarimento da parte di utenti e Autorità possono sopraggiungere anche parecchio tempo dopo il trattamento ed è fondamentale possedere l’intero storico delle attività e permetterti, se necessario, di tutelarti attribuendo correttamente le responsabilità anche nei confronti di agenzie ed operatori esterni alla tua azienda. L’onere della prova a sempre a carico della tua azienda!

Tutelati nei confronti dei tuoi fornitori

Molte attività che svolgi per i tuoi clienti si realizzano grazie all’ausilio di strumenti e tecnologie messe a disposizione da fornitori selezionati. Pensa al semplice invio di una newsletter: probabilmente utilizzerai la più famosa piattaforma web specializzata in questo campo con il logo della scimmietta. Ma sei davvero sicuro che questa operi in modo corretto nel trattamento dei dati personali? Se non verifichi questo principio alla base stai garantendo per loro e ti esponi a tutti i rischi del caso.

Grazie alla nostra consulenza, ti aiutiamo a verificarlo ed eventualmente a sistemare i flussi che trattano dati personali.

Tutelati nei confronti dei tuoi fornitori

Molte attività che svolgi per i tuoi clienti si realizzano grazie all’ausilio di strumenti e tecnologie messe a disposizione da fornitori selezionati. Pensa al semplice invio di una newsletter: probabilmente utilizzerai la più famosa piattaforma web specializzata in questo campo con il logo della scimmietta. Ma sei davvero sicuro che questa operi in modo corretto nel trattamento dei dati personali? Se non verifichi questo principio alla base stai garatendo
per loro e ti esponi a tutti i rischi del caso.

Grazie alla nostra consulenza, ti aiutiamo a verificarlo ed eventualmente a sistemare i flussi che trattano dati personali.

Limita l’errore umano

Secondo un recente studio a cura di Verdict, l’88% della fuga di dati personali (data breach) è causato da errore umano e non da attacchi informatici.
PrivacyOS ti aiuta a rispettare le regole evitando il rischio di incorrere in errori, anche quando sei stanco o distratto da altre urgenze. Quando PrivacyOS ti mette a disposizione un dato per una determinata finalità, ad esempio l’invio di newsletter, sei certo di poterlo utilizzare e di poterne dimostrare la legittimità.
In questo modo tuteli la tua operatività e quella dei tuoi collaboratori e dipendenti, dando uno slancio alla produttività.

Come impatta la privacy in ogni funzione aziendale

Il GDPR pone una sfida per ogni funzione della tua azienda: metterla nella condizione di operare tutelando gli interessati (clienti, utenti, prospect, fornitori, colleghi) e i singoli operatori.

IT e Responsabile della sicurezza informatica

PrivacyOS diventa l’hub dei dati personali in azienda, nel pieno rispetto del GDPR

È il centro del sistema informatico aziendale e, volenti o nolenti, tutti i dati personali passano dai Sistemi Informatici.
Il Responsabile IT è chiamato sempre più a ottimizzare l’operatività in termini di efficacia e sicurezza, contenendo i costi e garantendo l’integrazione con i sistemi interni ed esterni, senza bloccare l’attività dell’azienda.
PrivacyOS offre all’IT un database conforme al GDPR dove centralizzare i dati personali raccolti dalle varie aree aziendali: un sistema dove far convergere tutte le informazioni che legittimano l’azienda a gestire i dati personali e che è in grado di fornire rapido riscontro alle richieste degli Interessati.
Inoltre, l’IT non è in grado di conoscere in che modo tutte le altre aree aziendali raccolgono e trattano i dati personali. Attraverso la consulenza, aiutiamo l’IT a fare ordine su tutti i flussi interni, soprattutto quelli del marketing, per comprenderne le criticità e affrontarle nel modo corretto.

Risorse umane

Metti al sicuro i CV delle tue selezioni talenti

Per far fronte al bisogno di talenti, sei chiamato a utilizzare sempre più dati e gestirli in maniera sempre più approfondita.

Per scoprire un talento spesso è necessario selezionare centinaia di CV che vanno custoditi e protetti accuratamente, senza diffondere i dati personali contenuti al loro interno, neppure in azienda.

Con PrivacyOS puoi raccogliere in modo sicuro i CV dal tuo sito e da altre fonti e custodirli a norma GDPR, tutelando tutti gli Interessati.

Marketing

PrivacyOS al servizio del reparto marketing per attività efficaci e creative nel pieno rispetto del GDPR

Lead generation, social, fiere, eventi, newsletter, acquisto ed utilizzo di banche dati esterne… le fonti di dati personali in ingresso nelle aziende sono svariate e la raccolta deve avvenire a norma di GDPR. In particolare, il reparto marketing, per sua natura, rappresenta un’attività critica in materia di trattamento dei dati personali.

Come è possibile tutelare se stessi, gli interessati e l’azienda? Si è sempre in grado di poter dimostrare la correttezza della raccolta in caso di contestazioni?
PrivacyOS aiuta il reparto marketing a raccogliere e trattare in modo impeccabile i dati personali e fa in modo che anche le agenzie esterne in collaborazione facciano lo stesso.

Inoltre, PrivacyOS è in grado di memorizzare i dati raccolti nella lead generation nei propri server e non in quelli aziendali, sollevando l’azienda dalla responsabilità di conservazione dei dati personali.

Titolare trattamento

Con PrivacyOS stabilisci le regole di utilizzo dei dati personali e monitori la condotta di persone e fornitori

Come titolare del trattamento risulti responsabile di tutto, garantisci per tutti ma, potresti non avere una visione completa sulla gestione di tutti i dati personali. Sei in grado di stabilirne le regole di utilizzo ma poi chi controllerà che queste vengano rispettate?

Appare ancora più complesso essere garanti dei propri fornitori, considerando che ogni dipartimento si sceglie i propri, senza necessariamente condividerli con la Direzione. Tuttavia, anche se fossero nominati dalla Direzione, come farebbe questa a verificare il buon comportamento di tutti i fornitori?
PrivacyOS può aiutare il titolare del trattamento a trasformare le parole in fatti attraverso la delega concreta di quanto ogni persona/collaboratore è stata incaricata a svolgere.

PrivacyOS può aiutare il titolare del trattamento a trasformare le parole in fatti attraverso la delega concreta di quanto ogni persona/collaboratore è stata incaricata a svolgere.
PrivacyOS ti permette di avere il controllo della situazione e gestire anche le deleghe ai fornitori esterni in maniera stretta (possono essere revocate in ogni momento) e granulare (possono essere date con grande dettaglio).

Legal

Dalle documentazioni ai fatti: con PrivacyOS le disposizioni legali in azienda diventano concrete

L’ufficio legale è senz’altro stato coinvolto nello sviluppo di tutta la documentazione privacy: registro dei trattamenti, informative, nomine…
Dopo un lavoro intenso e accurato, come è possibile trasformare le parole in fatti?
PrivacyOS permette di assegnare al personale interno ed esterno esclusivamente i trattamenti che gli sono stati assegnati con le deleghe e le nomine, in modo da limitare i danni causati dal fattore umano. Con PrivacyOS, gli studi legali possono offrire all’azienda uno strumento pratico con cui concretizzare in modo operativo quanto previsto nelle documentazioni.

DPO

Una dashboard di controllo al servizio dei responsabili della
protezione dei dati: il monitoraggio diventa smart

Il responsabile della protezione dei dati è un professionista chiamato a conoscere in modo approfondito la normativa GDPR, nonché le nuove tecnologie presenti oggi nel mercato e impiegate dalle aziende. Il DPO analizza i processi aziendali e organizza la gestione del trattamento dei dati personali e la loro protezione, assicurandosi che il tutto avvenga a norma di GDPR.

Il DPO potrebbe non avere tutte le competenze per indagare e approfondire tutti i processi aziendali. Senz’altro ha analizzato ed approvato le documentazioni, ma in seguito, chi monitora che tutto proceda come formalmente disposto?
E anche se il DPO potesse analizzare e comprendere ogni flusso aziendale, come potrebbe rilevare anomalie e garantire che i dati non vengano trattati in modo illecito?

PrivacyOS offre ai DPO un cruscotto in cui monitorare il trattamento dei dati personali nei processi aziendali, verificare nel concreto le deleghe e, all’occorrenza, intervenire tempestivamente, oltre a dare riscontro rapido alle eventuali richieste degli Interessati.

Sicurezza Aziendale

Metti al sicuro i dati personali di lavoratori e visitatori in azienda

Con il termine “sicurezza” intendiamo chi si occupa della prevenzione ed eliminazione dei rischi, pericoli e danni nei confronti dei lavoratori e quindi anche dei visitatori in azienda.

Questi incaricati sono chiamati a trovare soluzioni, soprattutto di terze parti, per la gestione degli ingressi/uscite e l’identificazione delle persone in caso di crisi.

PrivacyOS permette di centralizzare in modo sicuro i dati personali dei visitatori in azienda per gestirli in maniera legittima ed efficace, sia in condizione di normalità, sia nell’eventualità di una crisi in azienda.

Casi studio

Alcuni esempi pratici in collaborazione tra DPO e Active121

Titolo Caso Studio

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